为了正确、规范使用和处理各类公文，加强公文的规范化管理，现对我院公文版头和发文字号规定如下：

一、各类公文版头及其适用范围

（一）文件格式版头

1．《中共湖北中医学院委员会文件》和《湖北中医学院文件》版头用于贯彻党的路线、方针、政策等，转发上级机关文件，颁布学校重要规章制度，公布学校中长期发展规划、年度工作要点和总结等，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。

2．《中共湖北中医学院委员会办公室文件》、《湖北中医学院院长办公室文件》用于党委办公室、院长办公室根据授权，传达党委和行政的决议或决定，答复下级机关的请示，转发上级机关的文件，转批下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。

3、《中共湖北中医学院纪委文件》、《中共湖北中医学院保密委员会文件》、《湖北中医学院工会委员会文件》、《共青团湖北中医学院委员会文件》分别用于纪委、保密委、工会和团委制发公文。

（二）函件格式版头

4.《中共湖北中医学院委员会》和《湖北中医学院》用于中共湖北中医学院委员会和湖北中医学院根据需要以函件的形式制发公文。

5．《中共湖北中医学院委员会办公室》和《湖北中医学院院长办公室》用于湖北中医学院党委办公室、院长办公室根据需要以函件的形式制发公文。

6.《中共湖北中医学院委员会部门》函件和《湖北中医学院部门》函件用于学院机关各部、处、室向上级报告、请示工作、在职权范围内发布通知、相互之间联系工作等。

7.《湖北中医学院××学院（系、部）》用于系（院）部制发有关请示、报告、函、内部通知等公文。

（三）会议纪要格式版头

8．《中共湖北中医学院委员会常委会会议纪要》和《湖北中医学院会议纪要》用于记载和传达有关会议情况和议定事项。

二、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。

（一）以学校党委、行政名义发文使用中医党字、中医院字或如下机关代字：

党委组织部………中医组字

党委宣传部………………………………中医宣字

党委统战部…………………………………中医统字

党委学生工作部（处）……………………………中医学字

人事处………………………………………中医人字

教务处………………………………………中医教字

科研处………………………………………………     中医科字

研究生处………………………………中医研字

离退休工作处…………………………………中医离退字

招生与就业工作处…………………………中医招毕字

计财处………………………………………………… 中医财字

外事处……………………………………………    中医外字

保卫处………………………………………  ………… 中医保字

后勤管理处…………………………………中医后字

基建处…………………………………中医基字

审计处………………………………………中医审字

继续教育学院……………………………中医继教字

信息中心……………………………………中医信字

图书馆………………………………………中医图字

设备中心……………………………………………   中医设字

高教所………………………………………………… 中医高教字

（二）根据学校授权，以党委办公室和院长办公室名义发文使用中医党办字和中医院办字。

（三）学校其他发文机关使用的文件字号

中共湖北中医学院纪律检查委员会………………  中医纪检字

中共湖北中医学院委员会保密委员会………………中医密字

湖北中医学院工会委员会……………………………中医工字

共青团湖北中医学院委员会…………………………中医团字

（四）各类函件字号

    1.以中共湖北中医学院委员会和湖北中医学院名义发出的函件使用“中医党函”和“中医函”。

    2.以中共湖北中医学院委员会办公室和湖北中医学院院长办公室名义发出的函件使用“中医党办函”和“中医院办函”。

3.部门名义的公文一般采用函件的形式，使用字号如下：

党委组织部（党校）……………………………中医组函

党委宣传部………………………………………中医宣函

党委统战部………………………………………中医统函

党委学生工作部（处）………………………………中医学工函

研究生处……………………………中医研函

离退休工作处…………………………………中医离退函

工会……………………………………………中医工函

团委……………………………………………中医团函

人事处…………………………………………中医人函

教务处…………………………………………中医教函

科研处…………………………………………中医科函

外事处…………………………………………中医外函

计财处………………………………………………    中医财函

保卫部…………………………………………中医保函

后勤管理处……………………………………中医后函

基建处……………………………………中医基函

招生与就业工作处………………………………中医招毕函

审计处…………………………………………中医审函

设备中心…………………………中医设函

继续教育学院…………………………………中医继教函

高教所…………………………………………中医高教函

（五）系（院）、部的公文一般采取函件形式，编为“中医”加单位的一个字，如药学院编为中医药函〔20××〕×号。

 

 

中共湖北中医学院委员会办公室

湖北中医学院院长办公室

2007年7月26日