一、各级分管档案工作领导职责

    ㈠学院分管档案工作领导职责

    1、领导全院学习、贯彻党和国家有关档案工作方针、政策、法规和规定。

    2、把全院档案工作列入自己的议事日程，列入学院事业发展规划，在向各级干部布置工作时，不忘提到档案工作；在检查工作时不忘检查档案工作。

    3、关心档案事业的建设和发展，听取档案工作汇报，帮助解决档案工作中存在的实际问题。

   ㈡院、系、部、处、室、直属单位分管档案工作领导职责

    1、领导、督促本单位本部门人员贯彻党和国家有关档案工作方针、政策、法规和规定，执行学院有关档案工作文件、规章制度，把档案工作纳入本单位本部门的议事日程，列入兼职档案人员的职责范围。

    2、检查本部门兼职档案员的工作，听取他们的工作汇报，以支持他们在本部门开展档案工作，帮助他们解决归档工作中的实际困难。

    3、加强与档案室的联系，共同对本部门本单位档案工作进行业务指导，督促兼职档案员保质保量地完成归档工作。

二、档案工作人员职责

    ㈠档案室负责人职责

    1、负责组织档案工作人员学习党和国家关于档案工作的方针、政策及法规。

    2、负责组织实施上级业务主管机关颁发的各类档案业务标准。

    3、根据分管院领导对档案工作要求，拟定档案工作年度计划，并分步组织实施。

    4、负责档案工作规章的拟定，并组织实施、检查落实。

    5、在分管院领导的支持下，对全院各单位档案工作进行协调，搞好档案工作网的建设。

    6、负责向上级行政主管机关报告工作，并组织落实上级主管部门布置的任务。

    7、协同有关部门做好档案干部的配备、考核和评聘工作。

    8、负责档案室人员思想政治、行政、业务管理等工作。

    9、完成学院领导交办的其他工作。

    ㈡专职档案工作人员职责

    1、负责对全院各单位兼职档案人员进行业务指导。

    2、负责档案材料的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、统计工作。

    3、编制档案检索工具，为利用提供方便。

    4、负责档案利用统计及利用效益实例编写。

    5、负责档案资料的编研、专题汇集、全宗撰写。

    6、做好培训兼职档案员使用档案管理系统工作，做好档案目录数据的转换、输入等建库工作，做好档案室主页的建设及维护和更新工作，逐步提高现代化管理水平。

    7、负责档案的管理，做好防潮、防蛀、防晒、防火、防盗工作，每学期结束前进行一次清点核对，防止丢失。保持档案排放整齐，搞好室内清洁卫生。

    8、完成上级及学院领导临时布置的其他工作。

    ㈢兼职档案工作人员职责

    1、向本单位本部门教职工宣传党和国家关于档案工作方针、政策、法规和规定，增强所属人员档案意识。

    2、主动向本单位分管领导汇报档案工作，争取领导对档案工作的支持，帮助解决档案材料收集、立卷过程中的困难。

    3、负责本单位所形成档案材料的收集、积累、保管、立卷、输机，并按时送交归档。

   

三、档案管理制度

    ㈠本院形成的各种门类和载体的档案，由院办综合档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专人负责保管。

    ㈡对收集的档案材料，收集整理人员按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的要求进行认真清点整理，编制档号，微机输入，及时归档入库，对归还的档案，应仔细清点核对，确定无误后，及时放回原档案柜架中。

    ㈢凡进入库房的档案，均由档案管理人员管理，非档案管理人员不得进入库房。

    ㈣库房档案柜架应排放整齐，每排柜架之间，要有不少于80公分的通道，四周离墙也不少于50公分。库房内严禁存放杂物，保持整齐干净。

    ㈤档案进出库房应有严格手续，每学期结束前对库藏档案进行一次清点核对，以防丢失或放错位置。

    ㈥档案室应有防盗设施、防火器材、防潮防虫药品、防光窗帘、恒温设备，根据气候变化，适时开闭门窗，保持库房标准温度为14-24℃，湿度为45-60%，使档案得到安全保护。

    ㈦档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

    ㈧对上级档案行政主管领导机关布置的统计任务，统计人员必须在规定的时间内报出。

   

四、档案立卷归档制度

    ㈠学院教职工在履行公务活动中形成的有保存价值的文件材料，属学院财富，均应归档，个人不得保存。

    ㈡各单位兼职档案人员及课题组成员，要做好形成文件材料的积累和预立卷工作，并按文件材料形成规律和上级要求及时归档，归档材料见《湖北中医学院档案实体分类实施细则》。归档时间为：党群、行政、教学、出版、外事档案在次年的4月底以前归档；学生的学业成绩在完成一个培养周期（一届学生从入学到毕业）,学生毕业时归档；科研档案在项目鉴定后一个月内归档；设备档案在设备购回开箱后一个月内归档；产品生产与科技开发档案在产品定型鉴定（或验收）后一个月内归档；基建档案在项目竣工验收后一个月内归档；财会综合管理性文件材料次年4月底以前归档，其它各类财会档案可由财会部门保管3年，期满后次年4月底以前归档；声像载体档案在完成制作一个月内归档。

    ㈢立卷归档的材料中不得有铅笔、圆珠笔、彩色笔书写材料。

㈣专职档案人员对接收的预立卷应逐卷检查，发现不合要求的及时进行纠正。所立案卷应做到材料齐全、内容完整、案卷标题表述准确、卷内目录排列规范、页码正确、备考表填写清楚。

   

五、档案借阅制度

    ㈠本室保存的档案，主要是为学校教学、科研和管理等各项工作提供服务。

    ㈡校内外单位和个人，持有介绍信、工作证、身份证等合法证明，可以利用本室已开放的档案。

    ㈢港澳台同胞、海外华侨、外国人或者外国组织利用本室已开放的档案，须经学校外事部门介绍以及档案室负责人同意。

    ㈣利用未开放的档案，须经档案形成部门及档案室负责人同意，必要时还须经主管院领导审查同意。

    ㈤档案利用者须履行登记手续，填写利用者的姓名、单位、利用档案的目的和内容等。

    ㈥利用档案一律在借阅室进行。档案利用者应自觉遵守保密制度、不得翻阅其它与所查内容无关的档案，严禁涂改、污损、抽拆和增删档案内容。

    ㈦本室档案一般不外借，校内有关部门确因工作需要外借时，须持有本部门负责人签字的借条，并经档案室负责人同意。档案借出时间一般不得超过两周，借出档案者必须对档案的安全、完整和保密负责。

    ㈧院外单位、个人和本校非职务工作需要利用档案时，本室将按有关规定收取一定费用。

   

六、档案安全保密制度  

    ㈠认真贯彻执行上级部门关于安全保密工作的法规及学校的有关规定，经常开展档案安全保密工作的宣传、教育和检查。

    ㈡档案入库时，由库房责任人认真清点案卷数量，做好登记工作，对于涉密档案，必须依照《保密法》及其《实施办法》的有关规定确定密级。

    ㈢库房内涉密档案，实行单独存放，专人管理。借阅涉密档案，必须按《湖北中医学院保密规定》和《湖北中医学院档案借阅制度》的有关规定办理。

    ㈣本室档案属下列情况之一的，不对外开放：

    1、涉及党和国家及学校秘密的；

    2、涉及专利或技术秘密的；

 3、涉及个人隐私的；

    4、档案形成部门规定限制利用的。

    ㈤未经批准，任何人不得私自将档案带出本室，不得随意阅览、复制和摘录档案内容。

    ㈥库房内严禁吸烟，严禁使用明火，严禁存放易燃易爆危险物品。

    ㈦非本室工作人员未经许可，不得进入库房。

   

七、档案鉴定与销毁制度

    ㈠根据国家有关档案保管期限规定，每年上半年对全部库藏档案进行一次清点，确定保管期满档案类别、数量。

    ㈡对不同类别的到期档案，提供档案鉴定小组进行鉴定，确定到期档案中需要继续保存和无保存价值的档案。

    ㈢对需要继续保存的到期档案，由鉴定小组确定续存期，单独存放。对到期已无保存价值的档案，进行登记造册，报请学院分管领导批准后，由参加鉴定的同志在销毁清册上签名，并送往省委办公厅指定单位销毁。